Positiivinen asenne ja hyvä motivaatio auttavat asiassa kuin asiassa pitkälle. Mahdolliset haasteet eivät tunnu lainkaan niin suurilta, kun kaiken voi jakaa tiimin kanssa, joka näkee asiat positiivisessa valossa. Tällainen optimistinen ote työhön on erittäin tärkeää etenkin uuden ohjelmiston käyttöönottoprojektissa.
Käyttöönottoprosessin yleisimmän ongelmat
Uuden ohjelmiston käyttöönotto saattaa monesti olla vaikeaa ja stressaavaa. Projektissa voi hyvinkin olla osallisena useampi ihminen sekä palveluntarjoajan että asiakkaan puolelta, ja kaikilla heillä on sanansa sanottavana käyttöönotosta.
Yleisiä ongelmia ovat tämän lisäksi usein kiire sekä yhteisen kielen puuttuminen. Käyttöönottoprojektin liiallinen kiirehtiminen voi hankaloittaa projektia ja vaikuttaa ratkaisevasti sen lopulliseen kestoon. Projekti mutkistuu, mitä pidempään se kestää. Datan hallinnointi ja validointi voi tällöin olla monimutkaisempaa, jos sitä joudutaan jatkuvasti päivittämään tapahtuvien muutosten osalta projektin aikana.
Projekti mutkistuu entisestään, jos projektin osallisilla ei ole yhteistä kieltä. Asiakkaan ja palveluntarjoajan ajatukset eivät joko kohtaa tai niitä ei ole ilmaistu kaikille osapuolille selkeästi.
Kysymys kuuluukin: kuinka tällaisessa tilanteessa käyttöönottoprojektin saisi vietyä kunnialla loppuun asti?
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty
Hyvällä projektinhallinnalla, suunnittelulla ja ennen kaikkea oikealla asenteella vaikeakin projekti saadaan vietyä menestyksellä läpi ja lopulta päästään nauttimaan työn tuloksista. Hyvä projektinhallinta ja viestintä takaavat sen, että kaikki osapuolet ovat tietoisia heihin kohdistuvista odotuksista, aikataulusta ja hankkeen suuntaviivoista.
Jokaisen on oltava tietoisia toimintamalleista ja vastattava omalta osaltaan datan paikkansapitävyydestä, jotta integraatiossa voidaan välttää turhia virheitä.
Näiden asioiden lisäksi, hyvä koulutus ja perehdytys uuteen järjestelmään on käyttöönotossa olennaista. Uusi järjestelmä uusine toiminnallisuuksineen saattaa tuntua pelottavalta yhtälöltä kiireisessä arjessa. Kun on käytössä riittävästi resursseja ja tukea perehdytykseen, ei uusi järjestelmä tunnukaan enää niin suurelta möröltä – vaan hienolta mahdollisuudelta. Eteen tulevat mahdolliset ongelmatilanteet saadaan selvitettyä jouhevasti.
Loppujen lopuksi perusteellinen koulutus ja perehdytys uuden järjestelmän käyttöönottoon säästää niin aikaa kuin rahaakin.
Motivoituneet ihmiset takaavat onnistuneen projektin!
Jos sinulla on edessäsi uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti ja haluat saada sen sujumaan mahdollisimman jouhevasti, ota tästä seuraavat vinkit talteen:
–Liika kiirehtiminen suunnittelun kustannuksella aiheuttaa lisäkustannuksia
–Hyvän projektinhallinnan ja viestinnän ansiosta voidaan edetä suunnitellusti,
eivätkä viivytykset hankaloita prosessia
–Koulutus ja perehdyttäminen on suunniteltava hyvin – nämä vaikuttavat suoraan työmotivaatioon ja hankkeen onnistumiseen
Motivoitunut ja innostunut työyhteisö on tuottelias ja saa projektin kuin projektin onnistumaan. On mahtavaa olla mukana täydentämässä Assetin motivoitunutta ja energistä tiimiä. Yhdessä Assetilla kehitämme jatkuvasti toimintamallejamme yhä enemmän asiakaslähtöisemmiksi. Assetin kaltainen työkalu helpottaa datan hallintaa ja raportoimista, tehden kiinteistövarainhoidosta ja sen prosesseista entistä mutkattomampia. Ja se vasta on motivoivaa!
