Useissa kiinteistövarainhoidon työtehtävissä käsitellään päivittäin suuria määriä informaatiota lukuisissa erilaisissa muodoissa. Kiinteistötiedon suuren määrän takia on hyvinkin todennäköistä, että tieto ei ole laadullisesti kaikin osin täydellistä. Osa datasta saattaa olla vanhentunutta, virheellistä tai jopa vahingossa hävinnyt taivaan tuuliin.
Olipa kyseessä minkä hyvänsä tason tietojohtaminen, on tärkeää pystyä ylläpitämään oikeellista tietoa paremman päätöksenteon ja lopulta kannattavamman liiketoiminnan takaamiseksi.
Jotta pystyt nämä tavoitteet saavuttamaan ja vähentämään virheellisen tiedon määrää, olisi hyvä ottaa seuraavat toimet käytäntöön:
- Luo prosessi kiinteistödatan ylläpidolle
- Ota tiimi ja palveluntuottajat mukaan
- Tee kiinteistödatan laatuarviointia säännöllisesti
Käymme seuraavaksi yksitellen läpi, mitä jokainen toimi tarkoittaa käytännössä.
1. Luo prosessi kiinteistötiedon ylläpidolle
Tiedon hallinnan haasteiden syynä on usein sen tallennus- ja säilytystapa. Tämä on yleistä etenkin kiinteistöomaisuuden hallinnassa, kun tietoa on monissa eri lähteissä.
Yhtenä ratkaisuna on luoda standardoitu liiketoimintaprosessi, joka ohjaa tiedonhallinnan ylläpitoa ja rutiineja. Muutaman kysymyksen avulla on helpompi hahmottaa tätä prosessia:
- Mikä on oleellista tietoa sinun toiminnallesi?
- Kuinka tuoda tietoa oikein jokaiselle tietokentälle?
- Kuinka usein tietoa tulisi päivittää?
- Kuka on vastuussa mistäkin ylläpidon tehtävästä?
- Kuinka tehdä tiedon laatuarviointia ja tarkistaa virheet?
Esimerkkinä kiinteistöön liittyvän perustiedon hallinta: Onko sinulla olemassa käytäntö sille miten kiinteistön osoite tulisi kirjoittaa ja taltioida? On esimerkiksi eri asia kirjoittaa osoite Hämeentie 10A, 00101 Helsinki, Suomi kuin Hämeentie 10 A, Helsinki 00101, Suomi. Tämä on kirjaimellisesti pilkunviilausta, mutta paikkansapitävän tiedon takaamiseksi on tärkeää sopia yhteiset käytännöt, johon koko tiimisi sitoutuu.
Ohjeistus ja säännöt tämänkaltaisiin käytäntöihin voivat vaikuttaa turhilta, mutta loppujen lopuksi nämä pienet ohjenuorat määrittelevät kiinteistötiedon muodon.
2. Ota tiimi ja palveluntuottajat mukaan
Täydellisinkin prosessi on kelvoton, jos sitä ei oteta kunnolla käyttöön. Seuraava tärkeä askel onkin viestiä sovituista kiinteistötiedon ylläpidon käytännöistä ja rohkaista koko tiimi sekä palveluntuottajat mukaan prosessiin.
Jotta saat olennaiset henkilöt sitoutumaan, kannattaa harkita seuraavaa:
- Tiedon syöttämiseen liittyvien prosessien ja standardien kouluttaminen ja harjoittelu
- Tee selväksi, mikä hyöty uudesta toimintatavasta on
- Hyvin tehdyn työn palkitseminen
Kaikkien tiedon hallintaan osallistuvien osapuolten systemaattinen kouluttaminen on hyvä tapa vakiinnuttaa rutiinit liiketoiminnassasi. Koulutuksen ja harjoitusten järjestäminen yhdellä kertaa jokaiselle, joka on mukana kiinteistöportfolion hallinnassa, voi vaikuttaa massiiviselta haasteelta.
Tämän vuoksi kannattaakin edetä askel kerrallaan: voit esimerkiksi aloittaa isännöitsijöistä ja kohdevastaavista, sitten jatkaa vuokrasopimuskannasta vastaaviin henkilöihin ja niin edelleen.
Varmista, että jokainen ymmärtää ja osaa uudet käytännöt. Prosessin ylläpitämiseksi on tarpeellista vahvistaa parhaita käytäntöjä huomioimalla ja palkitsemalla.
Älä epäröi kehumista ja palkitse kiinteistöhoitajiasi hyvästä työstä!
3. Tee kiinteistödatan laatuarviointia säännöllisesti
Inhimilliset virheet voivat johtaa ongelmiin tiedonkäsittelyssä. Jotkut virheet huomataan helposti, jotkut jäävät taas vahingossa huomaamatta.
Säännöllinen tietokannan arviointi on tarpeellista, jotta kiinteistötiedon laatu pysyy hyvänä. Metodi laadun tarkistamiseksi on tärkeää etenkin silloin, kun tietolähteitä on monia ja vertailu lähteiden välillä tarpeellista.
Tiedon arviointi voidaan toteuttaa joko ennalta määrättyjen aikataulujen mukaisesti tai satunnaisina tarkasteluina. Tehtävä on monimutkainen ja vaatii kiinteistötietorakenteesi perusteellista ymmärrystä. Siksi on suositeltavaa, että yrityksessä on nimetty henkilö tehtävänään olla analyytikko tai valvoa ja korjata kiinteistötietoasi säännöllisesti.
Tämä on huomattavasti tehokkaampaa ja tuloksia tuottavampaa kuin puolivuosittaisen tai vuosittaisen arvioinnin pitäminen.
Laadukas kiinteistötieto ja sen huoltaminen on yritykselle tärkeä investointi, joka tuottaa sekä lyhyt- että pitkäaikaisia hyötyjä. Virheiden määrä ja niiden merkitys tiedoissasi kasvavat datamäärän kasvaessa.
Hyvin huollettu informaatio auttaa kiinteistösijoittajia pysymään ajan tasalla ja eliminoimaan portfolion piilevät riskit sekä mahdollistaa oikeat johtopäätökset että oikeellisen raportoinnin.
