Wenn Mietverträge anderswo verwaltet werden: Schnittstellen, APIs oder KI-gestützter Import

Ein Immobilienmanagementsystem ist nur so gut wie die Daten, die darin stecken. Mietvertragsdaten entstehen jedoch selten in dem System, in dem sie analysiert werden. Sie liegen im Mietvertragsverwaltungssystem eines Property Managers, in einer Buchhaltungssoftware oder in einer Excel-Tabelle, die über Jahre gewachsen ist.

Am einfachsten ist es, Mietverträge direkt in Assetti zu verwalten und Assetti damit zum führenden System für Mietvertragsdaten zu machen. Das ist jedoch nicht immer möglich. Häufig werden Mietverträge von einem externen Property Manager in dessen eigenem System verwaltet. Gerade wenn Immobilien häufig gekauft und verkauft werden, ist es schlicht praktischer, die Mietvertragsverwaltung dort zu belassen, wo sie ist, als bei jeder Transaktion das System zu wechseln. In diesen Fällen müssen die Mietvertragsdaten von außen in Assetti übernommen werden.

Diese Daten ins System zu bringen und sie Monat für Monat aktuell zu halten, ist eine der ersten Hürden jeder Implementierung. Traditionell gibt es dafür zwei Lösungswege: eine dateibasierte Schnittstelle oder eine API-Schnittstelle. Beide funktionieren, doch beide haben Schwächen, die im Alltag sichtbar werden. Deshalb haben wir einen alternativen Ansatz entwickelt, um Mietvertragsdaten in Assetti zu übernehmen.

Klassische Schnittstellen: dateibasiert oder per API

Traditionell werden Mietvertragsdaten über eine Schnittstelle übernommen. Bei einer dateibasierten Schnittstelle exportiert das Quellsystem regelmäßig eine Datei, die von einer individuell entwickelten Schnittstelle eingelesen wird. Bei einer API-Schnittstelle tauschen die Systeme Daten direkt miteinander aus.

Beide haben dieselbe Schwäche: Jede Schnittstelle ist ein eigenes Projekt, das aufgebaut und gepflegt werden muss, und jede neue Datenquelle – etwa ein neuer Property Manager – bedeutet eine weitere. Eine dateibasierte Schnittstelle bricht ab, sobald sich die Datei ändert, oder lädt – schlimmer noch – Daten weiterhin in die falschen Felder. Eine API-Schnittstelle setzt voraus, dass die Daten verfügbar sind, und nach unserer Erfahrung sind Mietvertragsdaten, die in einem anderen System verwaltet werden, in der Regel überhaupt nicht über eine API verfügbar. Hinzu kommt, dass gemeinsame Konventionen und erst recht Standards fehlen – ein Hindernis für sich.

Ein besserer Weg: KI-gestützter Import der Mieterliste

Um diese Lücke zu schließen, haben wir in Assetti einen KI-basierten Dateiimport entwickelt. Der Nutzer lädt eine Mieterliste (Rent Roll) so hoch, wie sie ist – in genau dem Format, das das Quellsystem erzeugt. Assetti verarbeitet sie anschließend gemeinsam mit KI zu qualitativ hochwertigen, strukturierten Daten.

Der Ablauf sieht so aus:

1. Der Nutzer lädt die Mieterliste in Assetti hoch.
2. Die KI interpretiert die Struktur der Datei und ordnet die Inhalte dem Datenmodell von Assetti zu – auch dann, wenn Spalten oder Layout von der vorherigen Datei abweichen.
3. Assetti weist auf mögliche Datenprobleme in der Datei hin, etwa fehlende oder widersprüchliche Werte.
4. Die KI vergleicht die neue Datei mit den bereits in Assetti vorhandenen Daten und zeigt, was sich ändern würde. Sie erkennt zum Beispiel neue Mieteinheiten (was bedeuten kann, dass eine alte Einheit entfernt werden muss), neue Produkte, geänderte Mieten sowie Mietverträge, die in der neuen Datei fehlen, in Assetti aber noch gültig sind.
5. Der Nutzer prüft die Ergebnisse und bestätigt oder korrigiert die vorgeschlagenen Punkte, bevor die Daten ins System übernommen werden.

Der entscheidende Unterschied zu einer Schnittstelle ist die Transparenz. Eine Schnittstelle läuft im Hintergrund, und Fehler fallen erst auf, wenn jemand falsche Zahlen in einem Bericht bemerkt. Beim KI-gestützten Import sieht der Nutzer Auffälligkeiten und Änderungen, bevor etwas gespeichert wird, und entscheidet selbst, was übernommen wird.

Zudem ist der Import deutlich einfacher und günstiger einzurichten und zu pflegen. Es muss kein Schnittstellenprojekt gestartet werden, und eine neue Datenquelle benötigt nichts weiter als eine Datei. Ändert sich das Dateiformat, passt sich der Import an, statt abzubrechen.

Vergleich

Welchen Ansatz sollten Sie wählen?

Schnittstellen haben nach wie vor ihre Berechtigung. Bietet das Quellsystem eine vollständige API und bleibt der Datenfluss stabil, kann eine API-Schnittstelle eine gute Wahl sein. Eine dateibasierte Schnittstelle kann funktionieren, wenn eine einzige Quelle über Jahre hinweg dieselbe Datei liefert.

Die meisten Asset Manager und Immobilieneigentümer arbeiten jedoch mit mehreren Property Managern zusammen, die jeweils eigene Systeme und Berichtsformate nutzen. In dieser Situation wird es schnell teuer und fehleranfällig, für jeden einzelnen eine Schnittstelle aufzubauen und zu pflegen.

Genau für diese Situation ist der KI-gestützte Import gemacht. Wenn Assetti nicht das führende System für Mietverträge sein kann, ist er eine hervorragende Alternative zu einer Schnittstelle. Jede Mieterliste lässt sich ohne Schnittstellenprojekt in Assetti übernehmen, und der Nutzer behält die Kontrolle darüber, was ins System gelangt. Das Ergebnis sind qualitativ hochwertige Daten, die sich einfacher und günstiger aktuell halten lassen.

Häufig gestellte Fragen

Speichert die KI Daten automatisch im System? Nein. Die KI verarbeitet die Datei und weist auf mögliche Auffälligkeiten und Änderungen hin, doch der Nutzer prüft die Ergebnisse, bevor etwas ins System übernommen wird.

Was passiert, wenn sich das Format der Mieterliste ändert? Der Import interpretiert jede Datei für sich, sodass eine neue Spalte oder eine umbenannte Überschrift den Import nicht aufhält.

Brauchen wir ein Schnittstellenprojekt, um loszulegen? Nein. Sie benötigen lediglich eine Mieterliste aus Ihrem aktuellen System oder von Ihrem Property Manager.

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