Kiinteistöalalla vuokralaskutus on järjestetty yleensä kahdella tavalla: laskut lähtevät joko suoraan vuokrahallinnon järjestelmästä, tai vuokrahallinto tuottaa laskutusaineiston, jonka taloushallinnon järjestelmä sitten lähettää vuokralaisille. Tässä artikkelissa käymme läpi molemmat mallit ja kerromme, miksi Assetissa on valittu jälkimmäinen. Valittu malli toimii yhtenäisesti, hoidetaanpa laskutus itse tai ulkoistettuna palveluntuottajalle.
Monessa vuokrahallinnon järjestelmässä laskutus on sisäänrakennettuna. Järjestelmä muodostaa laskut sopimusten perusteella ja lähettää ne verkkolaskuoperaattorin tai tulostuspalvelun kautta. Järjestelmä ylläpitää myyntireskontraa ja kohdistaa maksut viitenumeroilla. Usein myös muistutukset ja perintään siirto hoidetaan samassa paikassa.
Tämän vahvuus on, että laskutus on lähellä sopimustietoa. Tieto vuokralaisesta, sopimuksesta ja avoimista saatavista löytyy samasta järjestelmästä, ja laskutuksen voi hoitaa ilman järjestelmien välistä tiedonsiirtoa.
Jokaisella yrityksellä on kuitenkin myös taloushallinnon järjestelmänsä, jossa kirjanpito, palkat, maksuliikenne, ostolaskut ja muu laskutus hoidetaan. Suorassa mallissa vuokralaskutus muodostaa siihen rinnalle oman kokonaisuutensa. Kirjanpito tarvitsee laskutuksen tiedot, joten integraatio talouteen on joka tapauksessa rakennettava. Myyntireskontraa ylläpidetään kahdessa paikassa, ja tietoja joudutaan täsmäyttämään järjestelmien välillä. Vuokralaskutuksen maksuliikenne ja perintä eriytyvät muusta taloushallinnosta omaksi prosessikseen.
Assetissa työnjako on selvä. Assetti vastaa siitä, mitä laskutetaan. Taloushallinnon järjestelmä vastaa siitä, miten laskutetaan.
Prosessi alkaa vuokralaisen yhteystiedoista, johon tallennetaan laskutusosoite ja muut laskutuksessa tarvittavat tiedot. Yhteystiedot siirtyvät taloushallinnon järjestelmään joko laskutusaineiston mukana tai omalla integraatiollaan. Seuraavaksi kirjataan vuokrasopimus sopimusehtoineen. Vuokrat tallennetaan suoraan kirjanpidon tuotteille eli vuokralajeille, joita ylläpidetään taloushallinnon järjestelmässä. Laskutus ja kirjanpito puhuvat näin samaa kieltä alusta lähtien.
Kun sopimustiedot ovat ajan tasalla, laskut muodostetaan kuukausittain tai sopimusehtojen mukaisesti. Ne siirretään taloushallintoon joko ajastetusti tai manuaalisesti. Taloushallinnon järjestelmä lähettää laskut ja kohdistaa maksut. Assetti hakee maksusuoritukset sieltä sitä mukaa kuin ne on saatavilla, joten avoimia saatavia voi seurata myös Assetissa.
Malli toimii samalla tavalla riippumatta siitä, kuka laskutuksen hoitaa. Jos kiinteistöjohtaminen on ulkoistettu, palveluntuottaja muodostaa laskutusaineiston. Jos omistaja hoitaa laskutuksen itse, se tekee saman omalla henkilöstöllä.
Suorassa mallissa vuokralaskutus on lähempänä sopimuksia, mutta kauempana muusta taloushallinnosta. Koska taloushallinnon järjestelmä on joka tapauksessa olemassa, kahden rinnakkaisen laskutusympäristön ylläpito on harvoin perusteltua. Järkevintä on, että sopimustieto hallitaan siellä, missä sitä ymmärretään parhaiten, ja laskutus hoidetaan siellä, missä raha liikkuu muutenkin.
Mallilla on myös hyöty, joka ulottuu laskutusta pidemmälle. Koska laskut muodostetaan Assetin sopimuksilta, sopimusaineisto pysyy luontaisesti ajan tasalla, sillä muutoin ei laskutuskaan toimi. Ajantasainen sopimusdata mahdollistaa Assetin muut toiminnallisuudet, kuten mittariston ja tunnusluvut sekä vuokrakassavirran ennusteen. Niiden luvut ovat yhtä luotettavia kuin data, jonka varaan ne rakentuvat.
.png)
