Digitaalinen muutos perustuu läpinäkyvyyteen, tiedon jakamiseen, keskinäiseen oppimiseen ja yhteiseen kehittämiseen. Erityisesti viimeisten 5-6 vuoden aikana on kehitetty erilaisia digitaalisia järjestelmiä – uusia työkaluja, joiden avulla päivittäiset prosessit tehostuvat ja tulevat mutkattomiksi.

Digitalisaation myötä läpinäkyvyys paranee, mikä lisää kiinteistöomaisuuden houkuttelevuutta sijoituksena entisestään. Katsotaanpa muutosta sitten maailmanlaajuisesti tai paikallisesti – kehitys on jatkuvaa, nopeaa ja monitasoista.

Kiinteistötiedon ja varainhallinnan kokonaisuuden kaikkiin tarpeisiin ei ole olemassa yhtä kaiken kattavaa järjestelmää. Digitalisaation myötä on mahdollista muodostaa useista järjestelmistä koostuva kokonaisratkaisu – palvelukokonaisuus, joka pitää sisällään kaikki tarvittavat työkalut. Tässä  käytetään hyödyksi rajapintoja ja näiden välisiä integraatioita.

Hyviä kokemuksia on saatu jo: Assetti ja Visma Tampuuri ovat syventäneet yhteistyötään vuoden alussa ja tämä on hyödyttänyt mm. Apteekkien Eläkekassaa, joka on ollut pilottiasiakkaana jo pidemmän aikaa.

Tähän liittyen järjestimme 19.elokuuta webinaarin kertoaksemme hiukan lisää itse projektista, asiakkaiden odotuksista sekä käytännön toteutuksesta.

 

Avaimet tehokkaaseen ja laadukkaaseen kiinteistöjohtamiseen

 

Assetin ja Visma Tampuurin yhteistyön myötä pystytään tarjoamaan kattava ratkaisu kiinteistöjen hallintaan, omaisuudenhoitoon ja raportointiin.

”Kaikki alkoi asiakkaan tarpeesta”, kertoo Assetin asiakasvastaava Terhi Palosaari. “Asiakas oli tekemässä päätöstä uuden järjestelmän käyttöönotosta, Assetin ja Tampuurin yhdistelmästä löytyi oikeanlainen ratkaisu.”

Mikä on kaikkein tärkein asia asiakkaan näkökulmasta?

”Nyt meillä on kaikki tarvitsemamme tiedot yhdessä paikassa – salkunhoidosta kiinteistöjohtamisen tunnuslukuihin”, toteaa Apteekkien Eläkekassan kiinteistösijoituspäällikkö Antti Jäntti.

 

Raportoinnin merkitys kiinteistöjohtamisessa

 

Kiinteistövarainhoitajien on pysyttävä askeleen muita edellä, kun tavoitteena on ylittää sijoittajien odotukset ja saavuttaa vaadittu tuottotavoite.

Liiketoimintapäätökset tehdään kiinteistöjohtamisraporttien perusteella.

Mikä kohde kuuluu mihinkin salkkuun? Mikä salkku on myytävänä? Jotta voimme tehdä oikeita päätöksiä, tarvitsemme oikeita tietoja oikeaan aikaan. Sujuvammasta raportoinnista hyötyvät muutkin kuin pelkästään johtoporras, sillä raportointi vaikuttaa koko yritykseen. Oli sitten kyse esimerkiksi kunnossapidosta tai vuokraamisesta – raportointi on todella tärkeää, sillä näin voidaan saada kattava kokonaiskuva. Mutta kuinka voisimme parantaa prosessia?

Datan visualisoinnin avulla tieto on helpommin havainnollistettavassa muodossa. Assetti ja Tampuuri tarjoavat yhdessä kymmeniä erilaisia tunnuslukuja, jotka voidaan visualisoida yhdellä klikkauksella.  Ne ovat saatavilla dynaamisina mittareina, mutta myös tarpeen mukaan kahden desimaalin tarkkuudella taulukoissa.

Assetista ja Visma Tampuurista löytyvät kaikki tarvittavat kiinteistötiedot raportointia varten. Lisäksi eri taloushallinnon järjestelmistä voidaan tuoda tietoja Assettiin kokonaiskuvan saamiseksi. Tietoja voidaan helposti suodattaa ja analysoida salkku- tai kiinteistötasolla.

 

Tärkeimmät mittarit kiinteistötalouden osalta

 

Kuten kiinteistövarainhoitoon kuuluu, Apteekkien Eläkekassankin tapauksessa taloudelliset mittarit ovat tärkeimpiä tunnuslukuja. Kiinteistöala pyörii kohteen tuottoprosentin ympärillä ja on tärkeää, että se saadaan mahdollisimman yksinkertaisesti laskettua eri tasoilta –  koko salkusta tai sitten osaportfolioista. Assetin avulla tämä onnistuu yhdellä klikkauksella.

Myös maturiteettilaskelmat ovat erityisen tärkeitä liikekiinteistöjen alalla. “Käyttämällä Assettia ja Tampuuria, voimme luottaa dataamme entistä paremmin”, toteaa Antti Jäntti.

Vuokrasopimusten tietosisällöllä on niin ikään osuus kiinteistövarainhoidon tunnusluvuissa. Vuokrasopimusten tietosisällöllä on merkittävä osa kiinteistövarainhoidon tunnusluvuissa. Jos operatiivinen sopimushallinta hoidetaan esimerkiksi Tampuurilla, tarjoaa on Assetti rinnalle visuaalisen mittariston, jonka avulla on yksinkertaista analysoida ja seurata tilannetta varainhoidon näkökulmasta.

Assetin avulla on lisäksi mahdollista luoda erillisiä raportteja, kuten esimerkiksi kvartaaliraportteja helposti ja nopeasti. Omien raporttipohjien luominen on yksinkertaista widget-pohjaisen toteutuksen ansiosta ja Assetti tarjoaa myös valmiita mallipohjia käytettäväksi.

Kiinteistöjen myynnin tullessa ajankohtaiseksi voidaan due diligence -prosessin yhteydessä antaa lukuoikeus kiinteistön tietoihin. Tämä lukuoikeus voidaan rajata koskemaan vain yhtä kiinteistöä tai sitten vaikka koko portfoliota.

 

Kuinka helpottaa manuaalista työtä raportoinnin ja salkunhoidon osalta?

 

Raportointi vie aikaa ja tiedämme Excelin olevan edelleen erittäin yleinen työkalu kiinteistö- ja taloushallinnossa, mutta on olemassa tapoja minimoida manuaalista työmäärää.

Asiakastyytyväisyys kasvaa prosessien automatisoinnin myötä. Automatisointi johtaa prioriteettien muutokseen. Kun raportit saa tehtyä nopeammin ja helpommin, jää enemmän aikaa keskittyä muihin tärkeisiin asioihin. ”Tehokkuus kasvaa ehdottomasti, kun pystytään hyödyntämään rajapintoja. Tämä korvaa tietojen kopioinnin yhdestä Excel-taulukosta toiseen tai numeroiden manuaalisen laskemisen laskimella”, Antti Jäntti kertoo.

Automaattinen raportointi ei vain säästä aikaa, vaan myös vähentää virheellisen tiedon määrää järjestelmissä. Tiedot saattavat hävitä helposti myös sähköpostiketjuissa, mikä voitaisiin välttää käyttämällä Tampuuri ja Assetti -yhdistelmän kaltaista ratkaisua.

Digitaalisten työkalujen ansiosta tietoturva paranee. Kaikesta jää jälki, joten voidaan seurata kuka on viimeksi tehnyt muutoksia. Assetin pääkäyttäjä pystyy määrittämään eri rooleja käyttäjille sekä muokkaamaan käyttöoikeuksia halutulla tavalla esimerkiksi eri sidosryhmille. Näin voidaan ehkäistä tietojen väärinkäyttöä.

Assettiin voidaan tuoda dataa eri  lähteistä, mikä tarkoittaa sitä, että jokainen asiakas on erilainen. Tampuuri ja Assetti määrittelevät erikseen asiakkaan kanssa, mitä tietoa tarvitaan. Näin tekemällä voimme taata prosessin, joka tukee asiakkaan päivittäistä työtä parhaalla mahdollisella tavalla.

”Asiakkaana voin sanoa: Älä pelkää muutoksia. Tietenkin siitä aiheutuu jonkin verran työtä, mutta se palkitaan lopulta. ” Antti Jäntti tiivistää webinaarin lopuksi.