Muistatko 90-luvun arkistot? Oli kokonaisia huoneita täynnä metallisten laatikoiden syvyyksiin kadonneita muistioita, yhteystietoja, sopimuksia ja paljon muuta tärkeää tietoa. Olemme enimmäkseen siirtyneet kaikista näistä metallilaatikoista vain yhteen – tietokoneeseemme. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että tietäisimme, kuinka päästä käsiksi tietoihin tai kuinka voisimme niitä hyödyntää. Käyttämättä jääneitä sähköposteja, muistioita, yhteystietoja ja sopimuksia kutsutaan “pimeäksi tiedoksi”.

Pimeä tieto (dark data)

Pimeä tieto kuulostaa yrityksen salaiselta aseelta ja niin se tavallaan onkin! Valitettavan usein päätöksenteon kannalta tärkeät kiinteistötiedot saattavat olla jossain lukittuna tai muuten vain piilossa. Mikäli et näe tietoa, et voi visualisoida sitä ja näin ollen sitä on hankala hyödyntää.

Kuinka pimeä tieto syntyy?

Pimeän tiedon syntymiseen on useita syitä, mutta yksi merkittävimmistä on tietojen tallentamiseen tarkoitettujen työkalujen puute. Jos tiedot vain leijailevat tavoitteettomasti mapeissa ja asiakirjoissa, kukaan ei näe niitä eikä näin ollen myöskään pääse niihin käsiksi.

Usein kaikilla tietoja tarvitsevilla työntekijöillä, ei ole pääsyä niihin. Jos tietoja tallennetaan yksittäisten henkilöiden Excel-taulukoihin, sähköposteihin ja kansioihin, muiden työntekijöiden on erittäin vaikeaa pysyä ajan tasalla.

Toinen ongelma on tiedon tutkimiseen ja analysointiin tarvittavan tiedon tai ajan puute. Voi olla todella hidasta ja vaikeaa tulkita suuria taulukoita, jotka sisältävät paljon tietoa. Aivot eivät yksinkertaisesti pysty suoriutumaan tehtävästä tehokkaasti ja virheettömästi. Suurin osa meistä ei kykene käsittelemään niin monia lukuja ja asioita eksymättä matkan varrella.

Ongelma voidaan välttää käyttämällä tietokantaa, joka sisältää kaikki mahdolliset tiedot yrityksestä ja jossa kaikilla asiaankuuluvilla työntekijöillä on ainakin oikeudet tarkastella tietoja. Tiedon näkemisellä on kuitenkin paljon merkitystä. Loppujen lopuksi, mistä voimme tietää, mitä ajattelemme kunnes näemme, mitä ajattelemme?

Ratkaisu

Joten mikä ratkaisuksi? Visualisoi tiedot. Visualisoimalla kiinteistötietosi voit kutistaa valtavan määrän tietoa vain muutamaan helposti luettavaan kaavioon. Loppujen lopuksi mehän olemme ohjelmoituja näkemään kuvioita. 

Kun tiedot visualisoidaan, pystytään myös havaitsemaan trendejä sekä muutoksia nopeasti ja ennen kuin on liian myöhäistä. Tiedon visualisointi säästää paitsi paljon aikaa, myös auttaa välttämään epämiellyttäviä yllätyksiä. Tiedätkö esimerkiksi kaikki vuokrasopimuksesi, jotka ovat päättymässä tänä vuonna? Entä tänä vuonna päättyvät vuokrasopimukset, joiden jatkamiseen liittyen on otettu yhteyttä?

Miksi visualisoida?

Joskus tietoa täytyy vertailla keskenään. Kun katsot taulukoita, et todennäköisesti pysty analysoimaan eroja edes muutaman asian välillä yhdellä silmäyksellä. Mikäli työskentelet kiinteistöomaisuudenhoitajana, oletko aina valmiina vastaamaan asiakkaasi kysymyksiin? Vai onko sinun avattava laskentataulukot ja yritettävä löytää vastauksia valtavasta määrästä numeroita?

Saat varmaankin ideasta kiinni. Pimeässä tiedossa piilee pimeitä virheitä, jotka voivat johtaa pimeisiin lukuihin tulevaisuudessa. Joten miten korjaat kaiken tämän ja kuinka visualisoit tuon pimeän tiedon?

Aluksi tee tiedosta digitaalista ja pidä se nykyaikaisena. Eli jos säilytät tietojasi edelleen kaapeissa, harkitse tietojen muuttamista digitaaliseen muotoon. Tällöin voit pitää kaikki tiedot aina mukanasi. Digitaalisuus vähentää huomattavasti inhimillisten virheiden sattumista ja vaikutusta. Pystyt myös etsimään vastauksia nopeasti, jotta voit vastata kaikkiin asiakkaiden esittämiin kysymyksiin.

Ja lopuksi oikean ohjelman avulla voit tehdä pimeästä tiedosta valaistua ja visuaalista. Tämä helpottaa sinua seuraamaan trendejä ja kaavoja. Kaiken tämän lisäksi, kun on aika pitää presentaatio kollegoillesi, voit ottaa kaaviot nopeasti esille ja olla varma siitä, että esität oikeat ja ajantasaiset tiedot.

Millaisen ohjelman tarvitset?

Mikäli tahdot pitää kollegoiden huomion kokouksissa, niin visualisointi voi olla siinä avuksi. Ihmisillä on taipumus huomata ensin väri. Seuraavana tulee muoto. Viimeisenä näemme sisällön. Tuotemerkkien logot ovat hyvä esimerkki tästä. Ennen nimen lukemista kiinnitämme huomiota väriin ja muotoon. Havaitsemme tiedot väreistä ja muodoista paljon nopeammin kuin pelkästä sisällöstä, kuten esimerkiksi tekstistä ja numeroista.

Mutta tarvitset sen oikean ohjelman. Tässä kohtaa Assetti tulee avuksi. Assetti on digitaalinen, integraatiot mahdollistava työkalu, joka pitää kaikki tiedot ajan tasalla. Palvelu on käytettävissä missä ja milloin tahansa.

Entä visualisointi? Assettissa voit tarkastella kiinteistötietojasi mm. ympyräkaavioina, pylväskaavioina ja viivakaavioina. Tietysti tarvittaessa voit tarkastella tietojasi myös taulukoissa. Sinulla on mahdollisuus katsoa kiinteistöjäsi kartalla, luettelossa ja ruudukkonäkymässä.

Tee digitaalinen ja visuaalinen valinta ja rupea johtajaksi, joka tuo yrityksesi tiedot pimeästä modernin maailman valoon. Rupea käyttämään Assettia jo tänään, niin voit nähdä kaikki tietosi hiiren painalluksella.

 

Assetti on auttanut useita organisaatioita parantamaan kiinteistötietojen hallintaa ja määrittämään tunnusluvut päätöksentekoa varten. Tarjoamme myös teknistä tukea ohjelmistoratkaisujen käyttöönottoon.

 

Jos sinulla on kysyttävää, autamme sinua mielellämme.

 

Finland, Scandinavia and overseas

Hannu Rantanen, Head of Sales | hannu@assetti.pro | +358 40 537 8722

 

German 

Anja Baum, Sales Manager Deutschland | anja@assetti.pro | +49 152 0144 3322