Olet varmasti kuullut, kuinka uudet kiinteistövarainhoidon järjestelmät muuttavat perinteistä kiinteistöalaa perin pohjin. Miksi? Mitä ne käytännössä ovat ja mitä hyötyjä ne oikein antavat käyttäjilleen?

Jos haluat kerrata, kuinka kiinteistövarainhoidon järjestelmät käytännössä toimivat ja mitä ongelmia ne ratkaisevat, voit lukea asiakkaidemme usein kysyttyjä kysymyksiä täältä.

Yksinkertaisempaa ja tehokkaampaa kiinteistövarainhoitoa

Käydään seuraavaksi yksityiskohtaisemmin läpi kiinteistövarainhoidon järjestelmien antamat hyödyt sinulle ja sidosryhmillesi.

1. Parempi kommunikaatio

Vaikka kiinteistövarainhoito pyörii suurimmaksi osaksi kiinteistö-, markkina- ja vuokralaistietojen ympärillä, se on loppujen lopuksi ihmisten välistä liiketoimintaa. Sen takia on erittäin tärkeää rakentaa hyvä pohja tiimien ja sidosryhmien väliselle kommunnikoinnille.

Kun tarvittavaa tietoa on heti käsien ulottuvilla, tilanteisiin pystyy reagoimaan nopeammin ja suunnittelemaan seuraavia toimia. Tämä onkin yksi kiinteistövarainhoidon järjestelmien antama hyöty. Järjestelmää käyttämällä pystyy varmistumaan siitä, että kaikki käyttöoikeuden saaneet kollegat ja sidosryhmät ovat ajan tasalla viimeisimmistä tietoon tehdyistä muutoksista.

Kommunikointi on helppoa, jos käytössäsi on työkalu, joka tukee prosesseja alusta loppuun asti.

Yritykset, jotka käyttävät pilvipalveluun perustuvia järjestelmiä voivat luottaa siihen, että järjestelmät toimivat sujuvasti ja niihin tallennettu kiinteistötieto pysyy aina eheänä. 

2. Selkeä strategia ja sitoutunut tiimi

Kiinteistövarainhoidon järjestelmän käyttöönotto vaatii strategista lähestymistapaa. Jotta pystyy ymmärtämään, mitä kaikkia hyötyjä järjestelmä voi tuoda koko organisaatiollesi, on erittäin tärkeää saada työntekijäsi ja sidosryhmäsi käyttämään järjestelmää päivittäin.

Tämän tavoitteen pystyy saavuttamaan, kun kollegoille näyttää käytännössä, kuinka järjestelmä auttaa heitä työskentelemään helpommin ja paremmin. Oman, tiimin sisäisen demon pitäminen sovelluksen käytöstä on siis suositeltavaa! 

Strategiat ovat kiinteistöliiketoiminnan selkäranka.

Hyvä strategia on syy, miksi sijoittajat valitsevat tietyn kiinteistövarainhoidon yrityksen hallinnoimaan heidän kiinteistösijoituksiaan. Kiinteistövarainhoidon järjestelmät antavat tässä kohtaa loistavan mahdollisuuden toteuttaa ja kommunikoida strategiaa läpinäkyvästi kaikille olennaisille sidosryhmille.

Kaikki se kiinteistötieto, jota sinä ja sidosryhmäsi tarvitsette, on käsilläsi missä vain, milloin vain.

Tällainen järjestelmä myös auttaa sinua keräämään tarvittavan tiedon strategian rakentamisen ja päivittämisen varalle. Kaikki tiimisi jäsenet pystyvät työskentelemään järjestelmässä saman strategian pohjalta ja jakamaan sen välittömästi sijoittajille.

3. Tee päätöksiä laadukkaalla tiedolla

Lähes kaikki tekevät tänä päivänä tavalla tai toisella töitä datan parissa. Samaan aikaan hyvin monet meistä kuitenkin kärsii tiedon paljoudesta. Yleensä tämä tiedon paljous on sellaista, jossa tieto on koottu eri lähteistä yhteen tietämättä, mitä tällä datalla pitäisi loppujen lopuksi tehdä. 

Nykyään datan tärkeys ymmärretään, mutta sen laadusta ei usein osata pitää huolta. Monet yritykset saattavat myös ulkoistaa datan ylläpitoprosesseja ulkopuolisille tahoille eikä tämä varsinaisesti auta asiaa. Kilpailullisessa tilanteessa on tärkeää pystyä erottautumaan muista kilpailijoista. 

Laadukas kiinteistötieto mahdollistaa sinut tekemään tarkkoja päätöksiä. Käyttämällä työkaluja säännöllisesti, pystyt yksinkertaistamaan prosessisi, parantamaan tiedon laatua ja varmistamaan tiedon yhteensopivuuden läpi organisaation.

4. Sitouta sidosryhmäsi

Kiinteistön parhaat voimavarat ovat vuokralaiset – eikä sinulla ole yhtään vuokralaista johdettavana ilman omistajia. Luottamus- ja “mainepääoman” rakentaminen vuokralaisten ja sijoittajien kanssa on oleellista hyvien suhteiden ylläpitämiseksi.

Sitouta sidosryhmäsi pitämällä heidät ajan tasalla ja valppaana toimistasi sekä suoriutuvuudestasi.

Sijoittajat haluavat varmistua, että sinä kehität jaettua ymmärrystä siitä, minne varoja pitäisi sijoittaa ja minkä takia. Vuokralaiset haluavat varmistua, että he ovat tulleet kuulluksi vuokrakauden ajalla ja etenkin sen lopussa. Tämä toivottavasti johtaa vuokrasopimusten uusimiseen ja vuokrasalkun maturiteetin kasvuun.

Vuokralaiset ja sijoittajat eivät ole kuitenkaan ainoita, joita sinun täytyy ottaa huomioon. Esimerkiksi analyytikot ja media ovat isossa roolissa kiinteistöalalla. Markkinatiedot ja sijainnin mainostaminen ovat mm. avainasemassa hyvien vuokralaisten löytämisessä. 

5. Vietä vähemmän aikaa Excelissä

Varainhoitajat ovat tottuneet käsittelemään suuria laskentataulukoita, jotka ovat täynnä numeerista dataa. Nykypäivän digitaalisessa maailmassa, dataa puskee silmiemme eteen joka lähteestä, joka päivä. Auttaako laskentataulukkojen suuret tietomäärät meitä kuitenkaan päätöksenteossa?

Useissa yrityksissä tieto on hajautunut moniin eri järjestelmiin ja dokumentteihin. Nämä tietolähteet eivät ole millään tavoin yhteensopivia tai edes suoranaisesti verrattavissa toisiinsa. Varainhoitajat ovat siis “pakotettu” tekemään paljon manuaalista työtä, jotta kaikesta tästä datasta saisi selkoa. Tämä tapahtuu usein juurikin noissa laskentataulukoissa. Ja silti, data on edelleen kymmenissä eri riveissä ja kolumneissa!

Varainhoitajat pystyvät kuitenkin valmistautumaan markkinamuutoksiin ja eroavuuksiin oikeilla työkaluilla. Ne auttavat parantamaan kiinteistötiedon laatua ja mahdollistavat nopean päätöksenteon, kun sitä tarvitaan.

Työkalu, joka tukee liiketoimintaa ja kommunikaatiota

Lyhyesti voisi sanoa, että kiinteistövarainhoidon järjestelmien kasvavalle suosiolle ja käytölle on siis syynsä.

Ne helpottavat kiinteistövarainhoitajien työpäiviä yhdistämällä samaan paikkaan sidosryhmäkommunikoinnin sekä salkkujen ja vuokrasopimusten hallinnoinnin. Sen sijaan, että kaikkia edellä mainittuja toimia tehtäisiin lukuisissa eri laskentataulukoissa ja tiedostoissa, kiinteistövarainhoidon järjestelmä mahdollistaa kiinteistövarainhoidon prosessien suorittamisen alusta loppuun yhdessä paikassa.

Nykypäivän kiinteistöliikeliiketoiminnassa kommunikointi on avain tehokkaan liiketoiminnan toteuttamiseen. Uusimman teknologian käyttäminen on tärkeä keino pysyä samalla viivalla kilpailijoiden kanssa – tai mikä parempaa: jopa askeleen edellä.

Uskottavuus kilpailutekijänä markkinoilla syntyy standardisoimalla rutiineja ja tietovirtoja sekä kasvattamalla investointeja paremman tiedon avulla. Pilvipalvelut luovat sinulle mahdollisuudet tämän tiedon jakamiseen ja olemaan valmiina mihin vain, milloin vain!