Egal ob Wohnungseigentümer oder Immobilienbesitzer: jeder der Objekte verwaltet weiß, wie wichtig zufriedene Mieter sind. Aber wie schafft man es, eine optimale Mieterbetreuung zu gewährleisten und somit langfristige Mietverhältnisse zu sichern?
Gute Mieterbeziehungen sind ein Eckpfeiler für profitable, effektive und nachhaltige Vermietungsgeschäfte. Fühlt sich der Mieter wohl, stärkt es das Vertrauen und das Interesse an einem langfristigen Vertragsverhältnis steigt.
Arbeitsabläufe überdenken, Kommunikation fördern
Die einfachste Lösung zur Optimierung der Mieterbeziehung besteht natürlich darin, den täglichen Betrieb so reibungslos wie möglich zu gestalten. Darüber hinaus, sollten Sie als Asset Manager effiziente Betriebsabläufe erarbeiten und Prozesse gestalten, die wertvolle Einblicke sowie Feedback garantieren.
Neben einem zuverlässigen und professionellen Kundenservice, sind diese Themen nicht aus den Augen zu verlieren:
- Schnelle Servicebereitstellung und Erreichbarkeit
- auf Verbesserungsvorschläge reagieren
- eine gründliche und genaue Dokumentation
Dabei ist es egal ob es sich um die Kontaktaufnahme mit dem Mieter oder um die interne Kommunikation mit Kollegen handelt: Im Tagesgeschäft und in den Arbeitsabläufen sollten diese preset sein um optimale Mieterbetreuung zu gewährleisten.
Während die Interaktionen mit Mietern weitgehend von den Fähigkeiten jedes Einzelnen geprägt sind, können der Austausch von Informationen auf Unternehmensebene sowie die damit verbundene Arbeitsabläufe auch anders geregelt werden.
Mittlerweile bieten zahlreiche Apps die Möglichkeit, Teamkommunikation zu vereinfachen und das tägliche Arbeitspensum besser zu überschauen und zu koordinieren. Mit anderen Worten: Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand geben, um die Möglichkeiten der immer digitaler werdenden Arbeitswelt optimal ausschöpfen zu können.
Bessere Kommunikation mit den richtigen Werkzeugen
Für Organisationen, die bereits mit Immobilienverwaltungssystemen wie Assetti arbeiten, ist es mittlerweile recht einfach den Informationsfluss und die Aufgabenverteilung in ein solches System zu integrieren.
Mit Tools wie der Notizfunktion von Assetti können Asset Manager Informationen zu bestimmten Objekten austauschen und an Kollegen weiterleiten. Zugleich behält man den Überblick über Mieter und Immobilien, sieht welche Mietverträge in Kürze auslaufen und welche Wohneinheiten frei stehen.
Das Ganze fungiert also als eine Art Nachrichtensystem und ermöglicht es Benutzern, die bestehenden Daten und Inhalte mit Infos zu markieren und Datensätze mit Anhängen zu verknüpfen. Was bedeutet das genau? Vermögensverwalter haben so die Möglichkeit jedes Gespräch, jede Nachricht, jeden Anruf oder jede E-Mail mit einem Kunden in eine Notiz im System umzuwandeln.
Die Informationen werden an Ihre zuständigen Teammitglieder weitergeleitet, Benachrichtigen über die erforderliche Aktionen gesendet. Zusätzlich werden diese Notizen direkt mit allen Daten des Mieters verknüpft und Mietverträge, Mieteinnahmen, Reparaturen und Kosten sind so stets aktualisiert.
Nutzer können jederzeit auf die eigenen und zugewiesenen Notizen zugreifen. “Smart Notifications” halten sie auch über von Kollegen durchgeführte Änderungen auf dem Laufenden.
All diese Funktion bieten Ihnen zahlreiche Vorteile: Ein hohes Maß an Reaktionsfähigkeit und Servicebereitschaft im Umgang mit Kunden sowie Kollegen und ein Fundament für eine gründliche Dokumentation.
Kennzahlen für praktische Erkenntnisse
Im Rahmen der Verwaltung der Beziehung zum Mieter ist es auch für Immobilieninvestoren und Vermögensverwalter von Vorteil, einen umfassenden Überblick aller Mieter und deren organisationsweites Engagement zu haben.
Die Analyse ihrer Daten schärft ihr Verständnis bezüglich Mieter- und Pachtverhältnisse und liefert so wichtige Erkenntnisse. Das wiederum ermöglicht Ihnen eine aktive Bindung der Mieter und trägt zur Verbesserung der Vermietbarkeit bei.
Assetti visualisiert verschiedenen Dimensionen: Kennzahlen wie die Top-Mieter nach Mietflächen, Gesamtmiete oder Mietniveau geben Ihnen ein besseres Verständnis davon, in welchem Verhältnis die einzelnen Immobilien oder Portfolios zueinander stehen. Weitere Informationen dazu finden Sie auch in unserem Blog: Die 5 wichtigsten KPI’s im Property Asset Management.
Das Gesamtpaket muss stimmen
In Kombination mit hoher Servicebereitschaft und Reaktionsfähigkeit, bilden eine effiziente Kommunikation und modere Arbeitswerkzeuge oft den Schlüssel für guten Kundenservice.
Gleichzeitig schaffen die für Mieter und Pächter erstellten Lösungen eine Grundlage, welche für die Bewertungen und Weiterentwicklung von Objekten wertvolle Erkenntnisse liefert.
Assetti als Property Asset Management-Anwendung kombiniert diese Funktionen in einer integrierten Umgebung. Und bietet Immobilienverwaltern so zahlreiche Möglichkeiten, eine optimale Mieterbetreuung zu gewährleisten.
