Alla som äger och förvaltar fastigheter inser vikten av välskötta hyresgästrelationer när det kommer till att bedriva en lönsam, effektiv och hållbar uthyrningsverksamhet. Att skapa en positiv känsla hos hyresgästen under en aktiv hyresperiod bidrar till goda interaktioner, att förtroendet stärks och intresset för att förlänga hyresavtalet ökar.
Dessutom ökar möjligheten att hyresgästen rekommenderar sin värd till andra. För att åstadkomma en bättre relation till hyresgästerna bör tillgångsförvaltare använda sig av effektiva verksamhetsrutiner och analysprocesser.
Förbättra den dagliga verksamheten
Den enklaste lösningen för att förbättra relationen till hyresgästerna är att sköta den dagliga verksamheten så smidigt som möjligt. Förutom en förstklassig och professionell kundservice finns det några andra nyckelrutiner som främjar friktionsfria relationer till hyresgästerna, bland annat snabb serviceleverans och responsivitet, att ta till sig förslag på förbättringar och en grundlig dokumentation.
De här rutinerna ingår i den dagliga verksamheten, från direkta interaktioner med hyresgästerna till den interna kommunikationen och arbetsflödena inom fastighetsförvaltningsorganisationen. Interaktionerna med hyresgästerna påverkas till stor del av individens förmåga, men den interna informationen och arbetsflödet kan kontrolleras med hjälp av standardiserade kommunikationskanaler bland arbetsteamen.
För organisationer som använder fastighetsförvaltningssystem (till exempel Assetti) är det bekvämast att ha informationsflöde och uppgiftstilldelning integrerat i systemet. Med verktyg som anteckningsfunktionen i Assetti kan tillgångsförvaltare dela med sig av information och dela ut uppgifter till sina kolleger, samtidigt som de håller reda på hyresgäster, hyresavtal, enheter och fastigheter.
Assetti Notes fungerar som ett meddelandesystem och gör att användarna kan lägga till innehåll med taggar och bilagor för valfri hyresgäst i den befintliga databasen. Detta innebär att en tillgångsförvaltare kan omvandla alla konversationer, meddelanden, telefonsamtal och e-postmeddelanden till och från en kund till en anteckning i systemet när som helst, var som helst.
Anteckningen vidarebefordras till ansvarig teammedlem för nödvändig åtgärd och länkas direkt till alla hyresgästens data, inklusive hans/hennes hyresavtal, enhet och fastighet. Med Assetti Notes får användarna omedelbar åtkomst till sina egna och tilldelade anteckningar. Genom smarta aviseringar håller de sig uppdaterade kring ändringar som görs av kollegerna.
Den här typen av funktion i ett fastighetsförvaltningssystem ger en hög nivå av responsivitet och tjänsteleverans, tack vare adekvata och bekväma kommunikationslösningar – samtidigt som de säkerställer omfattande dokumentation med spårbara inmatningar.
Analysera hyresgästens närvaro
Som en del av hanteringen av relationen till hyresgästen är det också bra för fastighetsinvesterare och tillgångsförvaltare att få en bred överblick av sina hyresgäster och organisationsövergripande exponering.
Analyser och rapporter om hyresgästerna kan ge praktiska insikter när det kommer till att behålla dem rent generellt, och gör det även möjligt att utvärdera värdeerbjudandet för de befintliga hyresgästerna. I Assetti finns det tillgång till olika mått, exempelvis de största hyresgästerna efter uthyrda utrymmen, totala hyresintäkter och hyresnivåer, vilket ger en värdefull förståelse av fastighetsinnehavet eller hur beroende en portfölj är av en viss hyresgäst.
Dessa mått hjälper tillgångsförvaltaren att förbereda sig på potentiella förändringar (t.ex. att en hyresgäst flyttar till en mindre lokal) eller för nya möjliga hyresgäster. Att få en sammanställd bild av en hyresgästs närvaro med hyra, enhet och kontaktuppgifter i ett enda system, gör att tillgångsförvaltaren kan utvärdera den övergripande situationen och sammanställa informationen för att behålla hyresgästerna längre.
I hanteringen av relationen med hyresgästerna är effektivitet och korrekt kommunikation vägen till en god kundservice och utmärkt tjänsteleverans och responsivitet. Samtidigt utgör de mått som sammanställs för hyresgästerna en bas som ger de insikter som krävs för utvärderingar och vidareutveckling.
Assetti är ett program för fastighetsförvaltning som tillhandahåller båda de här funktionerna i en integrerad miljö, vilket ger fastighetsförvaltaren utökade möjligheter att förbättra relationerna med hyresgästerna.
